Mitgestalten. Struktur geben. Möglich machen.
In einer lernenden Organisation mit Sinn und Haltung.

Im Forelhaus Zürich begleiten wir Menschen mit Abhängigkeitserkrankungen auf dem Weg in ein stabiles, selbstbestimmtes Leben. Damit das gelingt, braucht es nicht nur gute therapeutischen Arbeit, sondern auch verlässliche Abläufe, kluge Koordination und Menschen, die im Hintergrund den Überblick behalten. 

Genau dafür suchen wir eine Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und gerne Wirkung entfaltet.

Wir entwickeln uns personell, konzeptionell und kulturell weiter. Für diese Phase suchen wir eine positive, initiative und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, die in einer zentralen administrativen Funktion Verantwortung übernimmt und einen wichtigen Beitrag zu unserem Alltag und unserer Weiterentwicklung leistet.

In dieser Funktion sind Sie die zentrale Drehscheibe mit hoher Eigenverantwortung. Sie verbinden Administration, Therapie und externe Stellen, koordinieren bereichsübergreifende Abläufe und sorgen mit Überblick, Struktur und Umsetzungsstärke dafür, dass im Hintergrund alles verlässlich und professionell funktioniert.

Ihre Aufgaben

• Koordination und Begleitung administrativer Abläufe an den Schnittstellen zwischen Therapie, Administration, Geschäftsleitung und externen Anspruchsgruppen 
• Sicherstellen, dass Informationen, Unterlagen und Prozesse bereichsübergreifend verlässlich, termingerecht und strukturiert zusammenlaufen 
• Administrative Unterstützung von HR-Prozessen, insbesondere im Rekrutierungsprozess sowie bei Ein- und Austritten 
• Pflege von Arbeitszeit-, Ferien- und weiteren administrativen Übersichten sowie von Datenbanken und administrativen Systemen
• Organisatorische und administrative Unterstützung der Geschäftsleitung im Tagesgeschäft 
• Pflege von Personaldossiers, Übersichten, Datenbanken und administrativen Systemen 
• Bearbeitung von Korrespondenz, Post, Versand, Bestellungen, Ablage und weiteren allgemeinen Sekretariatsaufgaben im Betriebsalltag
• Frühzeitiges Erkennen von Koordinationsbedarf sowie aktive Mitwirkung an einer reibungslosen Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Bereichen

Das bringen Sie mit

• Kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung 
• Erfahrung in Administration, Assistenz und/oder HR-Administration 
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift 
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und digitalen Tools sowie Offenheit für den sinnvollen und verantwortungsvollen Einsatz von KI im Arbeitsalltag
• Strukturierte, sorgfältige und selbständige Arbeitsweise 
• Hohe Diskretion, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein 
• Freundliches, verbindliches und dienstleistungsorientiertes Auftreten 
• Ruhe und Überblick auch in einem lebendigen Arbeitsumfeld 
• Erfahrung im Sozial-, Gesundheits- oder NPO-Bereich von Vorteil

Das erwartet Sie bei uns

• Sinnvolle Arbeit in einem gesellschaftlich relevanten Bereich.
• Ein engagiertes, motiviertes Team mit partizipativer und entwicklungsorientierter Kultur. 
• 6 Wochen Ferien ab 50 und grosszügige PK-Regelung
• eine faire und branchenübliche Entlöhnung in Anlehnung an das kantonale Lohnreglement.
• Zentrale Lage in Zürich mit guter Erreichbarkeit.

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen bis am 26.04.2026.
Bitte senden Sie diese per E-Mail an: admin@forelhaus.ch 
Für Fragen steht Ihnen Arun Müller, Geschäftsleiter, gerne zur Verfügung: Tel. 043 960 80 44